Täglich erreichen uns zahlreiche E-Mails – privat, beruflich oder als automatische Nachrichten. Nicht jede Nachricht verlangt sofortige Aufmerksamkeit, und längst nicht alle enthalten wichtige Informationen. Trotzdem müssen sie geprüft, gelesen und oft auch sortiert werden. Das kostet Zeit und führt schnell dazu, dass relevante Inhalte übersehen oder zu spät bearbeitet werden.
Eine klare Zusammenfassung jeder E-Mail kann helfen, den Überblick zu behalten. Dafür braucht es kein manuelles Lesen jeder einzelnen Nachricht. Mithilfe gezielter KI-Prompts können Sie automatisch Zusammenfassungen erstellen lassen, die die wichtigsten Aussagen bündeln – egal ob es um Termine, Rückfragen, Vereinbarungen oder Anhänge geht.
Wichtig ist dabei, dass die Anfragen an die KI so gestaltet sind, dass diese strukturiert und inhaltlich präzise reagieren kann. In diesem Text erfahren Sie, wie Sie solche Prompts formulieren, welche Informationen Sie einbeziehen sollten und wie daraus ein praktischer Nutzen entsteht.
- Heiting, Mareile(Autor)
Warum automatisierte E-Mail-Zusammenfassungen durch Prompts hilfreich sind
Viele E-Mails sind länger als nötig, enthalten Wiederholungen oder umständliche Formulierungen. Mit einem geeigneten Prompt können Sie die KI dazu bringen, die wesentlichen Punkte herauszufiltern und in verständlicher Form wiederzugeben.
Besserer Überblick bei hoher Nachrichtenanzahl
Wenn täglich Dutzende oder sogar Hunderte E-Mails eingehen, verlieren Sie schnell den Überblick. Automatische Zusammenfassungen helfen, schneller zu erkennen, was wirklich wichtig ist – ohne jede Nachricht einzeln zu lesen.
Klare Struktur für schnelles Handeln
Eine gute Zusammenfassung benennt, worum es geht, wer etwas von Ihnen erwartet und ob eine Frist oder ein konkreter Termin erwähnt wird. So können Sie schneller reagieren oder Nachrichten gezielt weiterleiten.
Die besten Prompts zur automatisierten E-Mail-Zusammenfassung
Ein wirkungsvoller Prompt enthält nicht nur die Anweisung zur Zusammenfassung, sondern gibt auch vor, wie diese strukturiert sein soll. Je nach Einsatzzweck lassen sich Sprache, Umfang und Schwerpunkt flexibel anpassen.
Für kompakte Zusammenfassungen im Posteingang
„Fasse den Inhalt dieser E-Mail in zwei Sätzen zusammen. Nenne den Anlass und ob eine Antwort erforderlich ist.“
Dieser Prompt eignet sich für eine erste Einschätzung. Die Antwort kann direkt im Posteingang angezeigt werden und erleichtert das Sortieren nach Dringlichkeit.
- Lepper, Jan J.(Autor)
Für geschäftliche Korrespondenz
„Erstelle eine Zusammenfassung dieser E-Mail im Stil eines Meeting-Protokolls. Gib den Absender, das Thema, die Kernaussagen und eventuelle To-dos an.“
Ideal für Projektkommunikation oder längere Nachrichten mit mehreren Punkten. So entsteht ein Überblick, der sich direkt weiterverwenden lässt.
Für tägliche Sammelübersichten
„Fasse alle E-Mails vom heutigen Tag in einer Liste zusammen. Gib jeweils den Absender, den Betreff und eine knappe Zusammenfassung mit maximal drei Stichsätzen pro Nachricht.“
Mit diesem Prompt können Sie täglich eine Zusammenfassung erstellen lassen, die Ihnen zeigt, was an einem Tag eingegangen ist – geordnet und kurz gehalten.
Für persönliche Nachrichten mit Schwerpunkt auf Inhalt
„Lies diese E-Mail und gib mir die wichtigsten Inhalte wieder, aber formuliere in einem freundlichen, persönlichen Ton. Achte darauf, ob Fragen gestellt wurden oder ein Rückruf erwünscht ist.“
Diese Variante eignet sich für private oder weniger formelle Nachrichten, bei denen der Tonfall mitbedacht werden soll.
Wie Sie Prompts individuell anpassen können
Nicht jede E-Mail ist gleich, deshalb lohnt es sich, verschiedene Varianten der Prompts auszuprobieren. Wenn Sie zum Beispiel regelmäßig mit bestimmten Abteilungen oder Kunden kommunizieren, können Sie spezielle Vorlagen erstellen, die auf deren Stil abgestimmt sind.
Auch der Umfang lässt sich steuern: von kurzen Zwei-Satz-Zusammenfassungen bis hin zu strukturierten Inhaltsangaben mit Handlungsbedarf und Fristen. Wichtig ist, dass die KI klare Vorgaben erhält – zum Beispiel zur Sprachebene, Länge oder zu gewünschten Schwerpunkten wie Terminen oder offenen Fragen.
Wenn Sie mehrere E-Mails gleichzeitig auswerten möchten, achten Sie darauf, dass der Prompt auch die Reihenfolge und Zuordnung der Nachrichten beachtet. Die Zusammenfassungen sollten nachvollziehbar sein, ohne Informationen zu vermischen.
Fazit: KI-Prompts machen das Verwalten von E-Mails deutlich einfacher
E-Mails gehören zum Alltag – oft mehr, als einem lieb ist. Wer sie nicht nur liest, sondern systematisch zusammenfassen lässt, kann schneller reagieren, gezielter entscheiden und spart sich das wiederholte Durchsehen langer Nachrichten.
Mit gut durchdachten Prompts lässt sich die KI gezielt anweisen, den Inhalt klar und verständlich aufzubereiten. Ob einzeln oder in Gruppen, ob formell oder locker: Sie bestimmen, wie die Zusammenfassung aussehen soll.
Auf diese Weise entsteht ein Arbeitsablauf, der nicht durch digitale Überladung gestört wird, sondern durch Übersicht und Klarheit geprägt ist. Und das ganz ohne zusätzliche Tools – allein durch die richtige Spracheingabe.
