Die 10 besten KI Prompts: Besprechungen zusammenfassen gibt Ihren Notizen Struktur und Tempo. Sie bündeln Gespräche zu klaren Ergebnissen und verknüpfen Aufgaben mit Terminen. Dadurch vermeiden Sie Nachfragen und starten schneller in die Umsetzung. Gleichzeitig behalten Sie Rollen, Vertraulichkeit und Versionen im Blick, damit jedes Protokoll belastbar bleibt.
Sie schaffen zuerst eine saubere Grundlage. Sie nennen Titel, Datum, Teilnehmende, Dauer und Ziel. Außerdem verknüpfen Sie Agenda, Unterlagen und Kalenderlinks. Falls eine Aufnahme vorliegt, nennen Sie Quelle, Sprache, Sprecherlabels und Zeitstempel. Die KI liest diese Felder und erzeugt ein konsistentes Protokoll. Präzise Prompts steuern Tiefe, Ton und Empfängergruppe. So entsteht eine Zusammenfassung, die heute hilft und morgen noch trägt.
Vertiefender Abschnitt: Wie KI Meetingdaten verarbeitet und warum klare Prompts zählen
KI arbeitet mit Transkripten, Sprechertrennung und Metadaten aus Kalendern. Sie erkennt Themenwechsel, markiert Entscheidungen und ordnet Aufgaben zu Personen. Bei unklaren Stellen helfen Zeitstempel, Sprecherlabels und kurze Kontextzeilen aus der Einladung. Je konsistenter diese Angaben sind, desto sauberer wirkt der Text.
Klare Prompts definieren Zielgruppe, Umfang und Prioritäten. Sie bestimmen, ob Führungsebene, Projektteam oder Kundenseite im Fokus steht. Außerdem regeln Sie Vertraulichkeit, weil sensible Punkte nicht in jede Fassung gehören. Mit diesen Leitplanken entsteht ein Protokoll, das verständlich bleibt und sofort nutzbar ist.
- KI-Diktiergerät mit Rauschunterdrückung: Das intelligente KI-Diktiergerät bietet klare, hochwertige Aufnahmen mit App-Steuerung. Dank modernster Deep-Learning-Algorithmen und ChatGPT erreicht es eine Spracherkennungsgenauigkeit von 98 % und unterstützt Transkriptionen in über 100 Sprachen. Erstellen Sie sofort Transkripte, Besprechungszusammenfassungen und Mindmaps.
- Datenschutzverschlüsselung und Datenübertragung: Lokale Daten sind verschlüsselt, Cloud-Dateien exklusiv für Sie. Verwalten, sortieren und teilen Sie Audiodateien mühelos. Dank magnetischem Kontaktkabel und OTG-Adapter können Sie das Gerät zur Datenübertragung an Ihr Mobiltelefon oder Ihren Computer anschließen.
- 64 GB – Klein, aber oho: Die Aufnahmezeit beträgt bis zu 35 Stunden nach vollständiger Aufladung. Der 64 GB große Speicher wiegt ca. 32 g und ist ultradünn. Der KI-Diktiergerät ist nur 0,3 cm dick. Es wird mit einer schwarzen magnetischen Lederhülle und einem langen Umhängeband geliefert. Sie können es an Ihrem Smartphone befestigen oder mit sich tragen. Ein Gerät, das alle Anforderungen erfüllt
- Einfache Bedienung: Halten Sie die Einschalttaste 3 Sekunden lang gedrückt, um den Aufnahmemodus ein- und auszuschalten. Multifunktions-Aufnahmemodus: (CALL: Anrufaufzeichnungsmodus, NOTE: Normaler Aufnahmemodus). Alle Aufnahmen können über das Mobiltelefon abgespielt und gespeichert werden.
- Hinweise zur Aktivierung: Aktivieren Sie das BY920-Diktiergerät, um im ersten Jahr unbegrenzte Transkription zu erhalten. Ab dem zweiten Jahr stehen Ihnen 600 Minuten Transkriptions- und Zusammenfassungsdienste pro Monat zur Verfügung. Bei Problemen kontaktieren Sie uns gerne.
Die 10 besten KI Prompts, um Besprechungen zusammenzufassen
Agenda und Zielgruppe voranstellen, damit die KI den Rahmen trifft
Prompt: „Fasse das Meeting mit Titel, Datum, Dauer, Ziel und Agenda zusammen. Schreibe für [Zielgruppe]. Nutze klare Abschnitte nach Agenda.“
Die KI richtet Stil und Tiefe an der Zielgruppe aus. Führungskräfte erhalten Kernaussagen, Teams erhalten Arbeitsschritte.
Prompt: „Übernehme die Agendaüberschriften als H2 und hänge kurze Ergebnisse an.“
So entsteht eine lesbare Struktur, die spätere Suche erleichtert und Verweise stabil hält.
Entscheidungen, Verantwortliche und Fristen eindeutig notieren
Prompt: „Liste alle Entscheidungen mit Verantwortlichem, Frist und nächstem Schritt. Nenne Quelle per Zeitstempel.“
Die KI koppelt Aussagen an Personen und Termine. Damit wandern Aufgaben nicht ins Leere.
Prompt: „Kennzeichne unklare Verantwortungen und schlage eine Zuweisung vor.“
Sie klären Lücken sofort, statt sie in die nächste Runde zu tragen.
Offene Punkte und Risiken getrennt vom Aufgabenblock führen
Prompt: „Erzeuge einen Abschnitt ‚Offen‘ mit Frage, Zuständigkeit und geplanten Klärschritten.“
So mischen sich Risiken nicht mit festen Zusagen. Das hält Erwartungen realistisch.
Prompt: „Markiere Blocker mit kurzer Ursache und einem Prüftermin.“
Die KI verankert einen Zeitpunkt, an dem Sie die Lage neu bewerten.
Sprecherlabels und Zitate sparsam, aber verifizierbar einsetzen
Prompt: „Nutze Sprecherlabels nur bei strittigen Punkten und versehe Zitate mit Zeitstempel.“
Damit bleiben Kernaussagen belegbar, ohne den Text zu überladen.
Prompt: „Paraphrasiere lange Wortbeiträge und verknüpfe sie mit dem Thema.“
Die Zusammenfassung bleibt flüssig, und der Gedankengang bleibt erkennbar.
Zwei Fassungen erzeugen: Leitung und Team getrennt bedienen
Prompt: „Erstelle eine Executive Summary auf 150–200 Wörter, dann eine Teamfassung mit Aufgaben.“
Sie bedienen beide Ebenen ohne Doppelarbeit. Jede Fassung dient ihrem Zweck.
Prompt: „Passe Ton und Detailtiefe an die Zielgruppe an und halte Begriffe konsistent.“
So lesen sich beide Fassungen ruhig, obwohl sie unterschiedliche Tiefe haben.
Belege, Anlagen und Links robust referenzieren
Prompt: „Verknüpfe Beschlüsse mit Dokumenten, Tickets oder Ordnern. Nutze sprechende Linktitel.“
Die KI bindet Quellen ein, ohne den Fluss zu stören. Spätere Recherchen fallen kürzer aus.
Prompt: „Erstelle am Ende eine kompakte Anlagenliste nach Reihenfolge im Text.“
Sie finden Dateien, ohne den gesamten Verlauf zu öffnen.
Datenschutz und Vertraulichkeit pro Abschnitt steuern
Prompt: „Kennzeichne vertrauliche Passagen und erstelle eine redigierte Fassung ohne diese Stellen.“
Sie teilen zielgerichtet, ohne Risiken zu erhöhen. Das schafft Vertrauen im Team.
Prompt: „Ersetze sensible Namen durch Rollen, wenn die Empfängergruppe extern ist.“
Die Fassung bleibt verständlich, doch persönliche Details bleiben geschützt.
Widersprüche und Unklarheiten aktiv markieren
Prompt: „Finde widersprüchliche Aussagen und schlage eine Klärungsfrage mit Adressat vor.“
Die KI zeigt Brüche, bevor sie in Arbeit übersetzen. Das verhindert Fehlstarts.
Prompt: „Erzeuge eine kurze Klarstellungs-Mail an die richtigen Personen.“
Sie klären Punkte sofort und dokumentieren die Entscheidung sauber.
Übergabe in Kalender, Aufgabenboard und CRM automatisieren
Prompt: „Erzeuge Kalendereinträge, Aufgaben und CRM-Notizen aus den Beschlüssen. Verlinke zurück zur Stelle im Protokoll.“
Sie sparen Kopierarbeit und halten Quellenbezug. Der Zusammenhang bleibt prüfbar.
Prompt: „Nutze einheitliche Titel mit Projektkürzel, Datum und Verb.“
So erkennen Sie Einträge schnell und vermeiden Dubletten.
Versionierung und Prüfpunkt nach dem Meeting einbauen
Prompt: „Lege eine V1 innerhalb von vier Stunden an und setze einen Prüfpunkt nach 24 Stunden.“
Tempo und Ruhe verbinden sich sinnvoll. Rückmeldungen landen gesammelt.
Prompt: „Erzeuge eine Änderungsnotiz mit Datum, Autor und zwei Sätzen zum Grund.“
Die Historie bleibt kurz, aber nachvollziehbar. Entscheidungen sind später belegbar.
- KI-NOTIZGERÄT FÜR FACHKRÄFTE: Die auf GPT-5, Claude 4.0, o3-mini und Gemini 2.5 Pro (Beta) entwickelte Plaud App und Web bieten schnelle und genaue Transkriptionen in 112 Sprachen, generieren Zusammenfassungen, Mind-Maps und To-Do-Listen - das steigert die Produktivität und strafft deinen Arbeitsablauf
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So nutzen Sie die Ergebnisse in der Praxis
Starten Sie mit Agenda, Zielgruppe und zwei Fassungen. Diese Bausteine tragen sofort. Danach folgen Aufgabenexport und Anlagenliste. Sie vereinbaren eine kurze Rückmeldefrist und bündeln Hinweise in einem Antwortfaden. So bleibt der Verlauf ruhig, und Änderungen gehen nicht verloren. Bei heiklen Themen nutzen Sie die redigierte Fassung und teilen nur das Nötige.
Achten Sie auf Konsistenz in Begriffen und Rollen. Dieselben Titel und Kürzel sparen Zeit bei der Suche. Vermeiden Sie Füllwörter und weite Umschweife. Kurze Sätze lesen sich schneller und wirken klarer. Planen Sie zum Schluss eine Mini-Prüfung: Stimmen Entscheidungen, Fristen und Links. Wenn etwas fehlt, ergänzen Sie es sofort und halten die Version fest.
Fazit
Zusammenfassungen gelingen, wenn Rahmen, Zielgruppe und Aufgaben klar stehen. Die KI verbindet Transkript, Agenda und Unterlagen zu einem Text, der Entscheidungen trägt. Widersprüche erhalten eine Klärfrage, und sensible Passagen bleiben geschützt. Mit den zehn Prompts erstellen Sie Protokolle, die Teams steuern und Nacharbeiten sparen. Sie starten geordnet, arbeiten fokussiert und kommen schneller zu Ergebnissen.
